La conformité réglementaire,
automatisée plutôt que subie

Entre les documents obligatoires de la formation, l’agrément RNCP/RS à maintenir à jour et les obligations RGPD sur les données candidats, la charge administrative réglementaire est l’un des postes les plus chronophages pour un organisme de formation ou un certificateur. Procertif génère, centralise et sécurise cette documentation automatiquement.

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Générez vos documents réglementaires automatiquement

Procertif génère automatiquement et sécurise tous les documents réglementaires inhérents à la démarche de certification : émargement électronique, attestation d’assiduité, certification de réalisation, enquête d’insertion, convocation, procès-verbal de jury, etc.

Ce qui prenait des heures de mise en forme devient une génération en un clic.

Centralisez la gestion documentaire de vos certifications

Centralisez et personnalisez le règlement de certification, le règlement d’évaluation et l’ensemble des modèles de documents administratifs propres à chaque certification : un seul endroit de référence, à jour, accessible à toute votre équipe.

Gérez les documents de vos candidats

Collectez, vérifiez et archivez les documents d’état civil et pièces justificatives de chaque candidat directement dans son dossier numérique… Fini les pièces jointes dispersées dans des boîtes mail.

Suivez et documentez votre agrément RNCP/RS

Suivez et documentez votre agrément RNCP ou RS directement dans l’outil, avec les échéances et pièces justificatives associées. Vous voyez venir un renouvellement bien avant qu’il ne devienne urgent.

Automatisez votre accrochage certificateur

Transmettez automatiquement vos données de certification à France Compétences via l’accrochage certificateur sans ressaisie manuelle, l’obligation réglementaire la plus sensible du cycle de certification, sécurisée de bout en bout.

Hébergement souverain SecNumCloud

Vos données sont hébergées sur une infrastructure qualifiée SecNumCloud par l’ANSSI (cloud Outscale), garantissant un haut niveau de sécurité et de souveraineté numérique : un critère de plus en plus demandé par les donneurs d’ordre publics et les grands comptes.

OUTSCALE, marque de Dassault Systèmes est le premier opérateur Cloud à recevoir le Visa de sécurité de l’ANSSI pour la qualification SecNumCloud 3.2 sur ses services de Cloud Public.

Programmez la suppression automatisée des données

Programmez la suppression automatique des certificats et données personnelles à l’issue de la durée de rétention définie, sans action manuelle : la conformité RGPD devient un paramétrage plutôt qu’une tâche récurrente à ne pas oublier.

Maîtrisez la durée de rétention des données candidat

Paramétrez la durée pendant laquelle les documents et données de vos candidats sont conservés, en conformité avec vos obligations réglementaires et le RGPD.

Pourquoi est-ce important ?

La non-conformité documentaire est l’un des premiers motifs de sanction lors d’un contrôle Qualiopi ou d’un audit France Compétences : pas par mauvaise volonté, mais parce que la charge de génération et de suivi manuel de dizaines de documents finit par dépasser les capacités d’une équipe.

En automatisant la génération documentaire et en structurant le suivi de l’agrément, Procertif transforme un risque de non-conformité en processus fiable et traçable.

Questions fréquentes

Les documents générés sont-ils personnalisables à mon image ?

Oui, les modèles de documents réglementaires reprennent votre identité visuelle et peuvent être ajustés selon vos besoins.

L’hébergement SecNumCloud est-il un argument uniquement pour le secteur public ?

Non, c’est un critère de sécurité et de souveraineté de plus en plus exigé également par les grands comptes privés et les certificateurs soucieux de la protection de leurs données.

Puis-je exporter mes documents pour un contrôle Qualiopi ou France Compétences ?

Oui, l’ensemble de la documentation est exportable pour être présentée lors d’un audit ou d’un contrôle.

Cette fonctionnalité est-elle incluse dans toutes les offres ?

Les documents réglementaires de base sont inclus dès l’offre Premium ; la gestion complète de l’agrément, la rétention et la suppression automatisée sont disponibles en Full.

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