QUALIOPI : L’audit de suivi, on en parle ?

Article

Faut-il attendre un an pour se lancer à nouveau dans la démarche Qualité ?

En ce mois de décembre 2021, nous souhaitons partager notre expérience d’auditrices Qualiopi et faire le premier bilan post audit initial. A ce jour, la plupart des organismes prestataires concourant au développement des compétences ont obtenu la certification Qualiopi, exigée au 1er janvier 2022.

Et maintenant, faut-il attendre un an pour se lancer à nouveau dans la démarche Qualité ?

Vos process seront-ils à nouveau conformes le jour J et garantis de succès pour l’audit de suivi ?

Quel que soit votre rôle dans l’OPAC, l'organisme prestataire concourant au développement des compétences (nouvelle appellation des organismes de formation), la maîtrise de vos pratiques professionnelles implique la maîtrise en continu. Notre constat est que cette maîtrise n’existe pas réellement sans une « processisation » outillée informatiquement. Aujourd’hui, la qualité, au sens où elle est intégrée à la certification Qualiopi, ne peut pas sérieusement s’affranchir d’outils dans la durée (plateforme LMS, logiciels de gestion administrative, questionnaires d’évaluation).

Nous constatons souvent que les astuces informatiques composées par exemple, d’un peu de Google Forms par-ci, un peu d’Excel par-là, arrivent à répondre aux exigences de l’audit initial mais sont des organisations trop lourdes dans la durée.

Nous identifions également un autre travers qui consiste à investir dans la solution « tout en un » qui gère le commerce, la facturation, l’administratif, le digital learning etc. Dans ce cas, le syndrome « usine à gaz » n’est jamais très loin.

Réussir sa certification Qualiopi, c’est donc avant tout se placer dans une stratégie qualité de long terme.

Pour cela, il faut bien identifier les blocs fonctionnels stratégiques pour vous.

D’un côté, la structuration et la matérialisation informatique des parcours pédagogiques, qu’ils soient présentiels, 100% distanciels ou blended est la clé de voûte de la qualité pédagogique. Les nombreux LMS du marché peuvent être une réponse, mais il nous semble qu’une approche plus ouverte, comme celle proposée par ParcOOroo, soit une alternative solide, plus moderne et de surcroît gratuite.

De plus, au sens de Qualiopi, la démarche de conception ou d’ingénierie pédagogique consiste à personnaliser au maximum les formations en y incluant l’étape de positionnement à l’entrée et en créant une séquence spécifique avant le parcours. C’est souvent sur ce point que les LMS ou les LXP présentent leur limite car ils sont faits pour gérer des gros volumes d’apprenants et pas des parcours individuels.

D’un autre côté, les OPAC accordent beaucoup d’importance à l’atteinte des objectifs de formation et plus particulièrement à la validation des compétences. Cela nous fait entrer dans l’ère de la certification des apprenants ou plus précisément celle de la micro-certification. Enfin, le troisième bloc est administratif. Centraliser ses évaluations à chaud, à froid, ses feuilles d’émargement et toutes les preuves nécessaires pour les organismes financeurs constitue le troisième pilier pleinement couvert par une solution informatique comme Procertif.

Tout personnel intervenant dans la chaîne de la formation : responsable qualité, ingénieur pédagogique, gestionnaire administratif, formateur, peut tirer avantage d’un process informatisé via des outils simples offrant une réelle facilité de prise en main.

Côté apprenant, pas de surprise, c’est l’expérience utilisateur qui est le repère principal. Puis-je accéder à ma formation, cliquer 5 fois et chercher le bon parcours de formation ? Puis-je suivre mon avancement ? Puis-je me connecter avec mon téléphone comme mon ordinateur ? Puis-je facilement obtenir mes documents administratifs ? Puis-je valoriser mes compétences acquises ?

Voilà les questions auxquelles une démarche qualité bien structurée doit apporter des réponses de manière intuitive et ergonomique.

Pour conclure, nous ne saurions trop conseiller à tous ceux qui sont certifiés Qualiopi de ne pas considérer qu’ils ont atteint l’objectif mais bien au contraire qu’ils viennent de passer la ligne de départ de la démarche qualité.

Notre profession de conseil en ingénierie de la qualité de la formation consiste donc à enclencher un cercle vertueux bénéfique pour tous les acteurs du dispositif. La solution informatique est un maillon non exclusif mais structurant de cette démarche.

En bref, n’attendez pas fin 2022 pour réfléchir à l’efficacité de vos outils et de votre Système de Management Qualité et préparer votre audit de suivi !

Célia BRUNET
Auditrice Qualiopi

Anna SIDORKINA
Auditrice Qualiopi